Guide du responsable

Ce guide s'adresse à la personne qui dirige l'exploitation d'un bassin et qui répond du registre. Il décrit AquaRegistre tel qu'il est aujourd'hui, écran par écran. Ce qui est entre guillemets est recopié de l'écran, au mot près. Quand une valeur réglementaire n'est pas portée par les tables en vigueur du rapport de conformité, ce guide écrit « voir le règlement » plutôt qu'un chiffre.

1. Votre rôle et ce que la loi vous attribue

Dans l'application, votre rôle s'appelle Gestionnaire. C'est le mot que porte la liste des rôles. Le mot « responsable » n'a pas le même sens partout : ne présumez pas qu'il désigne toujours la même personne.

Le rôle Gestionnaire vous donne quatre onglets de réglages : Profil, Bassins, Équipe, Organisation. Un employé n'en voit que deux. Vous seul voyez la carte des analyses de laboratoire, la liste des NIP et la sauvegarde complète.

Trois obligations touchent directement ce que vous ferez de l'application.

• Le registre et les résultats transmis en vertu de l'art. 14 doivent être conservés pendant 5 ans (art. 22, 1er al.).
• Les renseignements des 30 derniers jours, avec les résultats de l'art. 14, sont tenus au lieu d'exploitation et accessibles sur demande (art. 22, 2e al.).
• Les renseignements consignés au cours d'une journée sont affichés durant toute la période d'ouverture (art. 22, 2e al.).

Tout le reste de ce que la loi vous attribue : voir le règlement. L'application ne tranche pas à votre place. Elle le dit à l'écran, au réglage du régime de prélèvement : « AquaRegistre ne détermine pas le régime de contrôle applicable à votre bassin : il suit votre déclaration. ».

2. Lire le registre au quotidien

La navigation porte cinq entrées : Tableau de bord, Registre, Saisie, Achalandage et Réglages. Sur une tablette, la même navigation vit en bas de l'écran, la première case abrégée en « Tableau » et « Saisie » au centre en gros bouton rond. Saisie est l'entrée par laquelle passe tout le registre.

Le tableau de bord

Il répond à une seule question : qu'est-ce qui est dû maintenant.

• La carte du prochain contrôle affiche Prochain prélèvement, ou Prélèvement en retard en rouge.
• Le repli Rappels périodiques porte Alcalinité (hebdomadaire) et Prélèvement labo (aux 2 sem.) ou (aux 4 sem.) selon le type de bassin, sous cette note : « Bactéries + turbidité : prélèvement envoyé à un laboratoire accrédité par le responsable du bassin (art. 10). ».
• La rangée En cas d'événement mène à Sauvetage / Incident, Coup de tonnerre et Appel responsable.
• Le repli Outils contient QR code public, le calculateur et la procédure de prélèvement.
• Le lien Voir le guide de démarrage complet ne s'affiche que pour vous.

Le registre

Le titre de la page est Registre, suivi du nom du bassin.

Cinq onglets, chacun avec le compte de ses entrées : Prélèvements, Statuts, Incidents, Traitements, Notes. Le champ Rechercher… cherche dans la catégorie ouverte.

Corriger sans effacer. L'onglet Notes porte le geste qui manque partout ailleurs : Ajouter une note au registre. Il n'est réservé à aucun rôle - contrairement à la carte des analyses de laboratoire et à l'export, tous deux réservés au gestionnaire : votre équipe peut donc s'en servir elle-même. La note s'ajoute, datée et nominative, et n'efface rien ; l'écran le dit sous le champ : « Cette note s'ajoute au registre. Elle ne remplace pas un contrôle et ne modifie aucun écart déjà consigné. ». Apprenez-le à vos préposés : une erreur constatée dans un prélèvement déjà consigné se corrige par une note, jamais par une ressaisie.

Vous ouvrirez surtout Statuts : c'est là que vivent Fermeture obligatoire (Art. 17), Fermeture temporaire, Réouverture du bassin, Alerte orage, Bris mécanique et Fermeture (nuit).

La bannière de cadence, et ce qu'elle ne dit pas

Au-dessus des onglets, une bannière annonce soit « Cadence des prélèvements régulière sur la période affichée. », soit « Vérification du registre : N jours à vérifier. » suivi de « Un intervalle anormalement long entre deux prélèvements a été détecté pendant l'ouverture, à contrôler avant une inspection. ».

Lisez cette bannière pour ce qu'elle est. Elle compare deux prélèvements consécutifs d'une même journée et soustrait les périodes de fermeture. Elle ne vérifie pas que toutes les échéances du règlement ont été tenues : une bannière verte n'est pas un verdict de conformité.

3. Ce que l'application écrit seule et ce qui reste votre geste

Ce qu'elle écrit seule

• La fermeture obligatoire. Quand une valeur saisie atteint un seuil de fermeture, l'application l'inscrit elle-même au registre et l'horodate : « La fermeture a été enregistrée automatiquement avec horodatage. ».
• Les heures d'ouverture de la journée, préremplies à partir de l'horaire habituel que vous avez déclaré, et « modifiables au cas par cas depuis le tableau de bord ».
• L'heure de réception au serveur, imprimée au rapport sous la colonne Consigné le.
• Les rappels de cadence pendant l'ouverture, l'alcalinité et l'échéance du prélèvement de laboratoire (section 2).

Ce qui reste votre geste, ou celui de votre équipe

• L'évacuation et la fermeture physique du bassin. L'application écrit ; elle ne ferme pas la porte.
• La description des mesures prises. Le champ Actions correctives prises est obligatoire au protocole hors norme.
• La saisie des résultats de laboratoire : bouton Ajouter un résultat.
• La réouverture après une fermeture obligatoire : bouton Rouvrir le bassin.
• Les mesures avant, au milieu et après la période d'ouverture. L'application rappelle la cadence des 3 heures pendant l'ouverture, et rien d'autre : ni les mesures avant et après l'ouverture, ni le triplet avant, milieu et après. Ces échéances restent à votre horaire. Les valeurs en vigueur sont à la section 5.

Ne comptez donc pas sur l'application pour vous avertir de tout : elle avertit de ce qu'elle mesure.

Ce que vos déclarations changent

Onglet Bassins. Chaque bassin s'ouvre en accordéon et affiche son emplacement, son type, son désinfectant et sa capacité, et un bassin sans horaire porte l'étiquette ambre Horaire non déclaré dès la liste. Sous le formulaire vivent trois déclarations qui changent le comportement de l'application : les heures d'ouverture, l'appareil de mesure en continu et le régime de prélèvement.

Les heures d'ouverture. Le formulaire Heures d'ouverture du bassin déclare l'horaire habituel, jour par jour, avec une case Le bassin n'ouvre pas ce jour-là et un raccourci Appliquer à tous les jours. Tant que rien n'est déclaré, un bandeau ambre le dit : « Aucun horaire n'est encore déclaré pour ce bassin. ». Un horaire entièrement vide est refusé : l'application préfère un refus à un faux « enregistré ». Pour retirer un horaire devenu faux, un geste distinct existe, dont la confirmation dit : « Ce bassin redevient « Horaire non déclaré » : aucune journée ne sera plus préremplie automatiquement au registre. Les journées déjà consignées ne sont pas modifiées. ».

Le régime de prélèvement. La déclaration du régime de prélèvement (destination du bassin) mérite une lecture attentive : la poser éteint l'évaluation des intervalles. « Je comprends qu'AquaRegistre cessera d'évaluer les intervalles entre les prélèvements de ce bassin et de m'en signaler les écarts, et qu'il ne les remplacera par aucune autre cadence. ». Les fréquences qui s'appliqueraient alors ne sont pas publiées par l'application : voir le règlement.

4. Une non-conformité de bout en bout

Le verdict

À la saisie, une valeur hors des normes ouvre l'écran Valeur(s) hors-norme, sous-titré « Protocole requis - art. 5 Q-2 r.39 ». Les valeurs fautives y sont listées une par ligne, suivies de : « Des actions correctives doivent être prises et consignées. ».

Le protocole

Trois gestes, dans l'ordre.

1. Attester la communication. La case porte : « Attestation de communication. J'atteste avoir informé la direction de la situation hors-norme (obligatoire selon art. 5). », et un champ facultatif reçoit le nom de la personne jointe. Ce que le règlement exige exactement sur ce point n'est pas porté par les tables en vigueur : voir le règlement.
2. Décrire les actions correctives. Champ obligatoire.
3. Décider du statut. Fermer temporairement le bassin, avec « Évacuation et réouverture après un prélèvement de contrôle conforme. », ou Garder le bassin ouvert. Le bouton final porte Fermer le bassin et consigner au registre ou Consigner au registre.

La fermeture obligatoire

Quand le seuil de fermeture est atteint, l'écran change de nature : fond rouge, titre FERMETURE OBLIGATOIRE, sous-titre « Article 17 - Q-2 r.39 ». Quatre actions immédiates sont listées : évacuer, afficher l'avis à l'entrée, contacter la direction et le responsable technique, corriger avant toute réouverture. Le bouton J'ai évacué le bassin, continuer mène à la consignation, qui affiche l'employé, l'heure et « Statut bassin : Fermé (Art. 17) ». Un encadré Aviser les responsables affiche le contact d'urgence et, si un courriel d'alerte est configuré, le bouton Envoyer l'alerte courriel ; sinon l'écran le dit.

Les situations qui commandent la fermeture, d'après les tables en vigueur du rapport de conformité :

Premier alinéa.

• arrêt complet du système de filtration, sauf arrêt planifié dans le cadre d'une compétition ou d'un entretien de l'équipement de traitement de l'eau (1er al., 1°) ;
• arrêt complet du système de désinfection pour lequel aucune mesure correctrice manuelle ne peut être entreprise (1er al., 2°) ;
• accidents fécaux ou vomitifs (1er al., 3°) ;
• toute autre situation exposant les êtres humains aux souillures ou à la contamination (1er al., 4°).

Deuxième alinéa.

• chlore résiduel libre inférieur à 0,5 mg/l ou brome résiduel total inférieur à 0,6 mg/l (2e al., 1°) ;
• chlore résiduel libre supérieur à 5,0 mg/l ou brome total supérieur à 10,0 mg/l (2e al., 2°) ;
• chloramines supérieures à 1,0 mg/l durant plus de 24 heures (2e al., 3°) ;
• pH supérieur à 8 (2e al., 4°) ;
• turbidité supérieure à 5 UTN (2e al., 5°) ;
• bactéries au-dessus des normes de l'art. 5 dans le deuxième échantillon visé au 2e alinéa de l'art. 16 (2e al., 6°).

Troisième alinéa.

• Pour les jeux d'eau et les fontaines alimentés avec des eaux souterraines, la table ne retient que deux de ces motifs : le par. 4° du premier alinéa et le par. 6° du deuxième (3e al.).

Deux faits négatifs, également portés par la table : aucun seuil de fermeture sur un pH bas, et aucun motif de fermeture sur la clarté.

La réouverture

Tant que le bassin porte une fermeture obligatoire, le tableau de bord n'offre aucun bouton de reprise : l'écran d'état renvoie à l'art. 19 et le dit dans ces mots, « Réouverture impossible tant que les valeurs ne sont pas conformes », puis nomme le geste qui suit, « Effectuez un prélèvement de contrôle. ».

Le prélèvement de contrôle est la porte. Quand ses valeurs redeviennent conformes, l'écran de résultat cite le même article et annonce, « Les valeurs sont redevenues conformes, le bassin peut être rouvert », et fait paraître le bouton Rouvrir le bassin. C'est un geste humain : personne ne rouvre à votre place. Les conditions exactes de réouverture ne sont pas portées par les tables en vigueur : voir le règlement.

La trace

Tout ce qui précède laisse une entrée au registre, onglet Statuts, sous Fermeture obligatoire (Art. 17) ou Réouverture du bassin. Les entrées s'ajoutent, elles ne s'effacent pas : une correction se fait par une écriture nouvelle.

5. Les analyses de laboratoire

La carte Analyses de laboratoire vit dans le registre et ne s'affiche que pour vous. Son sous-titre : « Analyses microbiologiques (E. coli…) + turbidité, art. 10 · joindre le rapport du labo accrédité ».

L'échéancier à l'écran

Sous le titre, une ligne compte les jours : « Dernier prélèvement il y a N j · prochain dû dans N j (art. 10 : aux 2 semaines) · résultats du labo sous 15 jours (art. 14) ». En retard, elle passe à l'ambre et dit « en retard de N j ».

Les fréquences et les délais en vigueur

Recopiés des tables en vigueur du rapport de conformité :

Sur le dernier point, la table est explicite : un deuxième échantillon, un seul ; il n'existe pas de troisième. L'écran affiche pour l'instant « sans délai », consigne plus exigeante que le délai de la table, jamais moins.

Les autres fréquences de contrôle sur place, en vigueur :

Saisir un résultat

Le bouton Ajouter un résultat ouvre un court formulaire : Date du prélèvement, Résultat, Conforme ou Non conforme, Laboratoire, Note (optionnel) et Rapport du laboratoire (photo), puis Enregistrer le résultat.

Le verdict est votre saisie, jamais un calcul de l'application. Un aide-mémoire est affiché au-dessus du champ. Il rappelle, au caractère : « E. coli : moins de 1 UFC/100 ml, ou absence », « Pseudomonas aeruginosa (moins de 1 UFC/100 ml) » et « Staphylococcus aureus (moins de 30 UFC/100 ml) ». La table en vigueur rattache ces deux dernières valeurs à l'art. 5 ; pour E. coli, elle ne donne pas de numéro d'article. Le même aide-mémoire nomme aussi la turbidité, et c'est le seul endroit où il ne s'écrit pas comme la table en vigueur. L'écran dit, au caractère : « turbidité : moins de 1,0 UTN ». La table en vigueur, elle, porte au plus 1,0 UTN et rattache cette valeur à l'art. 5 ; c'est elle qui fait foi. La différence ne se voit qu'à une valeur exactement égale à 1,0 UTN : conforme selon la table, non conforme selon la phrase de l'écran. En deçà de 1,0, les deux disent la même chose. L'écart entre les deux formulations est connu et consigné au rapport de conformité de l'application.

Trois garde-fous méritent votre attention.

• La pièce jointe est une photographie, pas l'original : « conservez le document que le laboratoire vous a transmis. ». Sans pièce jointe, un rappel ambre reprend la phrase.
• L'intervalle trop court est signalé, sans bloquer : « l'art. 10 exige un minimum de 10 jours entre les prélèvements réguliers. », avec la réserve de l'échantillon de revérification.
• L'enregistrement exige le réseau : « Connexion Internet requise pour enregistrer un résultat de laboratoire. ».

Un résultat non conforme

Un encadré rouge paraît : deuxième échantillon, vérification de l'entretien et du dosage. Deux résultats non conformes consécutifs y ajoutent la consigne de fermeture, évacuation et correction avant tout nouveau prélèvement.

6. Les responsables joignables et l'appel consigné

La liste, c'est vous qui la remplissez

Réglages, onglet Organisation, section Responsables joignables. L'écran dit à quoi elle sert : « Personnes à appeler en cas de besoin. Elles apparaissent dans l'écran « Appel à un responsable ». ».

Le formulaire demande Prénom, Nom, Téléphone (optionnel) et un Rôle à deux valeurs, Responsable ou Escalade, puis Ajouter un responsable. Chaque fiche inscrite porte un bouton Retirer. Tant que rien n'est inscrit, la carte affiche « Aucun responsable. ».

Personne ne la remplit à votre place. Aucun compte, aucune fiche d'employé, aucun réglage n'alimente cette liste : elle reste vide jusqu'à ce que vous y entriez des noms. Faites-le avant l'ouverture de la saison, et relisez-la quand une personne change de fonction.

Ce que votre équipe voit, et ce qu'elle consigne

La tuile Appel responsable de la rangée En cas d'événement ouvre l'écran Appel à un responsable : « Consignez l'appel : qui a été joint, pourquoi, et la réponse obtenue. ». La carte Responsables joignables reprend votre liste : « Cochez ceux que vous avez appelés. Touchez le numéro pour composer. ». Si vous n'avez rien inscrit, votre préposé lit exactement ceci : « Aucun responsable enregistré. Le gestionnaire peut en ajouter dans Réglages → Organisation. ». L'écran ne bloque pas ; l'appel se consigne quand même, mais sans numéro à composer.

Trois champs suivent : Raison de l'appel, obligatoire, Qui a répondu / s'est déplacé et Résultat de l'appel (protocole, temps d'attente…). Une ligne rappelle qui signe et à quelle heure. Le bouton Consigner l'appel écrit au registre ; l'écran répond Appel consigné et « L'appel à un responsable a été enregistré au registre. ». Une carte Appels récents (cet appareil) garde les derniers sous les yeux.

Ce que le règlement exige exactement d'un appel à un responsable n'est pas porté par les tables en vigueur du rapport de conformité : voir le règlement. Ce que l'application vous donne est une trace datée, nominative et non modifiable, qui vaut mieux qu'un souvenir.

7. Produire la pièce pour l'inspecteur, et ses limites réelles de période

Trois pièces, qui ne servent pas à la même chose.

Le mode inspection

Bouton Mode inspection dans la barre du registre, expliqué juste en dessous : « Mode inspection : affiche le registre en plein écran et en gros caractères, à montrer à un inspecteur. ».

L'affichage occupe tout l'écran, sous le titre « Registre : » suivi du nom du bassin, avec l'organisation, la période et la nature du registre : « 30 derniers jours · prélèvements en ajout seul, chaque entrée identifiée (art. 20, par. 2°) ». Sans entrée sur la période : « Aucun prélèvement dans les 30 derniers jours. ».

C'est la pièce à tendre sur place, et elle porte 30 jours, pas davantage.

Le rapport

Le menu de période offre 30 jours, 60 jours, 90 jours et Saison (365 j). Le bouton Rapport PDF produit un document imprimable.

Il porte le titre « Registre de la qualité de l'eau - Rapport », l'organisation, le bassin, la période et la date de production, puis les normes et fréquences applicables, les journées d'ouverture, les prélèvements, les écarts d'intervalle, les analyses de laboratoire et les notes. Sa note de bas de page rappelle la conservation de 5 ans.

Une limite à connaître avant qu'un inspecteur ne la trouve : la plus longue période offerte est de 365 jours. Le rapport ne couvre donc jamais les 5 années de conservation de l'art. 22, 1er al. (voyez la section 8). Les photographies annexées aux analyses ne sont pas reproduites ; la colonne Pièce jointe dit seulement qu'une photographie existe.

Le code QR public

Chaque bassin porte un code QR et une adresse publique, à deux endroits : la tuile QR code public du tableau de bord, et l'onglet Bassins, sous QR code - Affichage public. Les deux écrans portent la même consigne, « Affichez ce code à l'entrée du bassin. Il permet l'accès au registre des 30 derniers jours. », et la même mise en garde sur l'adresse imprimée en dessous, « Ce lien donne le même accès que le code : affichez-le, ne le diffusez pas ailleurs. ». Le bouton Imprimer l'affiche produit l'affiche à poser.

La page ouverte par le code montre les 30 derniers jours, et la journée en cours par le lien Voir seulement les résultats d'aujourd'hui. Elle ne montre aucun nom de personne, et elle le dit : « Les noms des personnes qui ont effectué les contrôles ne sont pas affichés sur cette page ; ils figurent au registre tenu sur place. ».

Deux points à garder en tête. La page publique porte les renseignements de qualité de l'eau ; elle ne porte pas les résultats transmis par le laboratoire, que la table en vigueur rattache pourtant aux renseignements des 30 derniers jours (art. 22, 2e al.). Et elle ne remplace pas le registre tenu sur place. Gardez donc le mode inspection et le rapport à portée de main.

8. Sauvegarde, export et conservation

La conservation est de 5 ans, pour le registre et pour les résultats transmis en vertu de l'art. 14 (art. 22, 1er al.). L'application ne vous décharge pas de cette obligation : elle vous donne les moyens de la tenir. Le rapport imprimé le rappelle lui-même en bas de page.

La sauvegarde manuelle

Réglages, onglet Profil, carte Sauvegarde du registre : « Télécharge tout l'historique des prélèvements sur cet appareil : un fichier CSV (ouvrable dans Excel) et un fichier JSON complet pour l'archivage. À faire régulièrement. », sous le bouton Télécharger une sauvegarde.

Le même geste existe depuis le registre, sous Export CSV + JSON : deux fichiers, un .json et un -prelevements.csv. Contrairement au rapport, l'export ne dépend d'aucune période : il porte tout l'historique.

La sauvegarde automatique

Carte Sauvegarde automatique : « L'app écrit une copie de sauvegarde (CSV + JSON) dans un dossier de votre ordinateur, à intervalle régulier, aucune manipulation au quotidien. ». Choisissez le dossier, cochez Activer la sauvegarde automatique, réglez la Fréquence : Toutes les 12 heures, Chaque jour ou Chaque semaine.

Une limite : cette carte n'existe que sur un ordinateur muni d'un navigateur compatible. Ailleurs, l'écran l'écrit : « Disponible sur ordinateur (Chrome ou Edge). Sur ce navigateur, utilisez la sauvegarde manuelle ci-dessus. ».

Ce que je vous recommande

Le rapport plafonne à 365 jours ; la sauvegarde, non. Pour tenir les 5 ans, appuyez-vous sur les fichiers de sauvegarde, jamais sur le rapport. Un dossier de sauvegarde automatique sur un ordinateur de bureau, lui-même sauvegardé, est le montage le plus simple qui tienne. Conservez en parallèle les rapports que le laboratoire vous transmet : l'application n'en garde qu'une photographie réduite (section 5).

9. Gérer l'équipe

Tout se passe dans Réglages, onglet Équipe, sauf le verrouillage lui-même, qui vit dans l'onglet Organisation.

Ajouter une personne

Le formulaire Ajouter un employé demande Prénom, Nom et Rôle. Deux rôles seulement : Employé et Gestionnaire.

Lisez bien l'avertissement du rôle Gestionnaire : « Cette fiche n'ouvre aucun accès. ». Une fiche Gestionnaire créée ici est un aide-mémoire, sans compte ni mot de passe ; pour un véritable accès de direction à une deuxième personne, l'écran vous renvoie à contact@aquaregistre.ca.

Le champ Courriel (optionnel) enregistre une coordonnée. Il n'envoie aucune invitation.

Les NIP

Le champ NIP personnel (4 à 6 chiffres, optionnel) attribue un NIP. La phrase d'aide sous le champ change selon l'état du verrouillage, et dit dans les deux cas si ce NIP servira ou non.

Sur une fiche déjà créée, le NIP se pose ou se change par Définir le NIP ou Modifier. Sans NIP et verrouillage activé, la fiche porte « Aucun NIP : ne peut pas ouvrir l'appareil verrouillé ».

La carte Liste des NIP (réservée au gestionnaire) affiche tous les NIP et offre Imprimer la liste : « Affichez-la au poste pour que chaque employé retrouve son NIP. Visible uniquement ici, par vous. ».

Un NIP refusé, un NIP oublié : ce que votre équipe voit

Deux messages seulement à l'écran de verrouillage. « NIP non reconnu. Vérifiez la liste affichée au poste ou voyez votre gestionnaire. » quand la liste de l'équipe est arrivée, et « La liste de l'équipe n'est pas encore arrivée sur cet appareil. Vérifiez la connexion, puis réessayez. » quand elle ne l'est pas. Le second message n'accuse aucun NIP : il parle du réseau.

Depuis le 8 septembre, l'écran nomme aussi sa propre issue. Sous le pavé, un lien NIP oublié ? ouvre un panneau qui porte le même titre et qui renvoie à vous : « Demandez un nouveau NIP à votre gestionnaire : il le crée dans Réglages → Équipe, depuis sa propre session. ». Le panneau conseille d'attendre plutôt que de quitter : « Cet appareil reste connecté au compte d'équipe : le plus simple est d'attendre ce NIP sans rien quitter. Dès qu'il existe, tapez-le puis « Se connecter » : cet appareil ira le chercher. ». Si aucun NIP n'est encore attribué, il l'ajoute : « Sur ce compte, aucun NIP n'est encore attribué : il n'y a rien à retrouver, tout est à créer. ». Quand la liste de l'équipe manque, le titre change en La liste de l'équipe n'est pas arrivée et le premier bouton offert est Réessayer. Le panneau se referme par Fermer.

Une sortie existe au bas de ce panneau, et elle ne part jamais d'un seul geste. Quitter cet appareil ne déconnecte rien : il découvre la mise en garde, « Cet appareil quittera le compte d'équipe. Il faudra le courriel et le mot de passe du gestionnaire, ET un réseau qui fonctionne, pour revenir ; si le réseau est absent, attendez son retour avant de quitter. », et seul un second bouton, Oui, quitter, j'ai compris, ferme la session. Dites-le à votre équipe : ce bouton coûte vos identifiants à vous, pas les leurs, et un appareil qui l'a touché ne revient pas sans réseau.

Sur votre propre session, le panneau dit autre chose, et c'est exact : votre NIP ne se retrouve pas, il se remplace par une nouvelle connexion par courriel, puis un nouveau NIP dans Réglages → Profil. Si vous n'avez jamais défini de NIP, il vous renvoie à Accès gestionnaire, sous le pavé, qui ouvre la définition sans rien quitter.

Retenez la règle qui gouverne tout le reste, et qui figure déjà au guide de démarrage : « À l'écran de saisie, chacun choisit son nom et atteste ses mesures. ». Le NIP ouvre l'appareil ; le nom porté au registre est celui que la personne choisit et atteste elle-même.

Le verrouillage par NIP

Onglet Organisation, section Verrouillage par NIP. La première phrase de l'écran situe le réglage : « Barrière d'écran contre une écriture par une personne de passage sur une tablette laissée sans surveillance - pas une exigence du registre. ».

Quand le verrouillage n'est pas activé, l'écran explique, au-dessus du bouton Activer le verrouillage, que tout appareil du compte d'équipe s'ouvre alors directement, et que l'activer ajoute une barrière d'écran avec reverrouillage après quelques minutes d'inactivité. Deux phrases de ce texte comptent plus que les autres :

Cette barrière ne décide pas du nom porté par un prélèvement : ce nom se choisit à l'écran de saisie, avec ou sans NIP. AquaRegistre ne détermine pas si votre installation a besoin de cette barrière : cette décision est la vôtre.

Tant qu'aucun NIP n'a été attribué, le bouton reste inerte et un avertissement ambre paraît au-dessus de lui : « Attribuez au moins un NIP avant d'activer. », suivi de la raison, un appareil d'équipe enfermé devant un écran qu'aucune saisie ne peut satisfaire.

Une fois activé, l'écran affiche Verrouillage activé et « Cet appareil, et tout autre appareil connecté avec le compte d'équipe, demande un NIP à l'ouverture. ». La désactivation exige une case cochée avant que le bouton Désactiver le verrouillage devienne actif.

Retirer une personne

La liste Équipe active porte un bouton Désactiver sur chaque fiche autre que la vôtre, dont la confirmation dit exactement ce qui se passe : « Désactiver [prénom nom] ? Les entrées passées seront conservées. ». Les entrées passées restent donc au registre, avec le nom qui les a attestées. Pensez aussi à effacer son NIP et à réimprimer la liste affichée au poste.

10. Ce que l'application ne fait pas

Cette dernière section réunit les limites qui vous coûteront quelque chose si vous les découvrez au mauvais moment.

Elle ne garantit pas, par son silence, qu'une saisie est partie

L'en-tête affiche Hors-ligne en ambre dès que le réseau tombe, et Réseau injoignable quand le réseau répond mais que le serveur ne répond pas. Les saisies restent prises et conservées sur l'appareil. Mais l'absence de bandeau ne prouve rien : le bandeau ne compte que les erreurs confirmées du dernier cycle, tandis que la file locale peut porter des entrées jamais tentées.

Un troisième bandeau, rouge celui-là, ne rassure pas : il réclame un geste. « Session expirée, reconnectez-vous : rien n'est perdu, l'enregistrement en attente partira automatiquement après la reconnexion. (Voir le détail.) », avec le lien Se reconnecter. Cette branche passe devant toutes les autres. C'est le seul bandeau qui porte son propre bouton d'action, et tant que personne n'a touché ce lien, rien ne part. Apprenez-le à votre équipe : la conduite est de toucher Se reconnecter, jamais de ressaisir un prélèvement. Un autre bandeau rouge exige aussi un geste, et ce n'est ni l'attente ni la relance : « 1 enregistrement en erreur de synchronisation : refusé par le serveur. ». Le serveur a répondu et refusé, et le produit écrit lui-même que rien ne garantit que cela se résorbe en attendant le réseau. Ce cas vous revient : ouvrez Voir le détail, notez le motif exact et demandez le soutien d'AquaRegistre avec ce motif, sans faire ressaisir l'équipe.

L'écran État de la synchronisation dit ce qui reste en attente : « Ce qui a été saisi sur cet appareil mais n'est pas encore confirmé par le serveur. ». Il affiche l'état courant, le compte des enregistrements en attente ou « ✓ Rien en attente », et le bouton Relancer maintenant.

Ce qu'il faut faire : ramener l'appareil dans un réseau connu, ouvrir cet écran, relancer, et vérifier que la file se vide avant de compter sur ces entrées pour une inspection. Une page jamais ouverte auparavant peut refuser de s'afficher sans réseau : « Cette page n'est pas disponible hors ligne » ; les saisies déjà prises restent en sécurité. L'enregistrement d'un résultat de laboratoire, lui, exige le réseau (section 5).

Elle ne coupe pas l'accès d'un appareil perdu

D'abord, retirez les NIP des personnes concernées, ou désactivez leurs fiches (section 9), puis réimprimez la liste affichée au poste.

Ensuite, Réglages, onglet Organisation, section Connexion de l'appareil. Le bouton Redéfinir la connexion de l'appareil crée de nouveaux identifiants d'équipe, à entrer ensuite sur vos appareils. Notez le mot de passe au moment de le définir : l'écran vous le dit.

Soyez lucide sur la portée de ce geste. À ce jour, redéfinir la connexion crée un nouvel accès ; rien à cet écran ne coupe l'accès déjà ouvert sur l'appareil perdu. Si l'appareil contient des données que vous jugez sensibles, écrivez à contact@aquaregistre.ca plutôt que de vous en remettre à ce seul bouton.

Elle ne récupère pas un NIP oublié

C'est le cas le plus fréquent, et le plus simple. Un NIP ne se retrouve pas, il se remplace : vous voyez les NIP en clair dans la carte Liste des NIP (réservée au gestionnaire), et vous en définissez un nouveau d'un geste (section 9). Ce que l'application fait désormais, c'est nommer l'issue au lieu de laisser la personne devant un pavé muet : le lien NIP oublié ? sous le pavé ouvre le panneau décrit à la section 9, qui renvoie à vous. Sur l'appareil, votre propre entrée passe par Accès gestionnaire.

Si aucun NIP n'a encore été attribué, l'écran l'annonce en toutes lettres : « Aucun NIP n'a encore été attribué. », et il indique la sortie : la connexion par courriel du gestionnaire, pour créer les NIP dans Réglages, puis Équipe.

Elle ne cache pas ses pannes

Deux formes. Si un seul écran échoue : « Cet écran n'a pas pu s'afficher », suivi de « Vos saisies enregistrées sont en sécurité, rien n'est perdu. ». Si l'application entière échoue : « Une erreur est survenue », avec la même assurance. Les deux offrent Recharger l'application, et la seconde affiche le numéro de version. Quand vous signalez le problème, joignez une image de cet écran : la ligne de version dit quel code servait votre appareil.

Ce que ce guide ne promet pas

Il ne promet ni importation d'un historique existant, ni courriel d'invitation à vos employés, ni rappel des échéances que la section 3 nomme comme n'étant pas rappelées. Quand un doute porte sur le règlement plutôt que sur l'application, voir le règlement, ou adressez-vous au bureau régional du Ministère, comme l'écran du régime de prélèvement vous y invite.